Опубликовано 27 июня, 2014 - 08:56
Невозможно подсчитать, сколько за год по стране рассылается различной документации. Это колоссальное количество, которое никогда не вместится и в сто тяжеловесных железнодорожных составов. Не вместится и в тысячи эшелонов. И эти составы, и эшелоны оборачиваются для экономики много миллиардными убытками. Наше общество было неизмеримо богаче, если хотя бы на сотую долю уменьшить бумажный деловой поток.
Выход есть
Из бумажного делового хаоса потихоньку выходят такие страны Запада, как Германия, Англия, Франция. Стоит заметить, что согласно плану во Франции бумажная деловая переписка сойдёт на нет к 2020 году. Её полностью заменит система электронного документооборота.
Рассмотрим подробнее, что это такое. Возьмём несколько утрированный пример. Сегодня в стране при заключении инвестиционного проекта, или договора на оказание платных услуг, требуется определённое время. Напомним, что в бизнесе время, это ̶ деньги.
Проследим алгоритм действий, при котором обе договаривающиеся стороны несут большие финансовые издержки. Например, заказчик хочет, чтобы исполнитель изготовил для него офисную мебель в ассортименте. Присылает перечень изделий и договор на подписание. Эти документы сначала принимает секретарь, которая регистрирует их. Затем ждёт, пока босс освободится, и она сможет зайти к нему в кабинет и положить документы на стол. После прочтения, босс направляет их в профильные отделы, которые также регистрируют документы и заведующие отделами ставят свои подписи с возможными возражениями или дополнениями к договору. После этого документация возвращается к боссу компании, который подписывает договор, а секретарь отсылает его по почте или другим путём. Проходит минимум от трёх до четырёх дней. Долго, нудно и непродуктивно.
Оперативно, прозрачно, прибыльно
Исходя из вышеизложенного, большое количество субъектов хозяйствования отказываются от традиционной практики. И признают, что более оперативной и экономически выгодной является автоматизация документооборота. Для работы с внутренними документами создают журнал, в котором ведётся единый учёт входящей и выходящей документации. Это создаёт ситуацию, при которой становится ненужной регистрации отделами и подотделами. Сам босс может проследить, как читают документы его ответственные подчинённые и ускорить процесс согласования. Как показала практика, внедрение СЭД повышает производительную обработку документации, экономя время. А как известно, время в бизнесе, это ̶ деньги.